¿Qué es ARCA?
Bajo la denominación comercial de ARCA se identifica un espacio privado y seguro en una plataforma informática, alojada en el dominio de Internet https://www.misactasonline.es, propiedad de la compañía MORELL CONSULTORES DE NEGOCIO SL, departamento de SOLUCIONES LEGALES CORPORATIVAS (“SAASLEGAL”), domiciliada en Madrid, c/ Ayala nº 20 1º H (C.P. 28001) con NIF número B-83695478, a la que se puede contactar a través de correo electrónico en la dirección info (@) saaslegal.es
En ese espacio privado y seguro el CONTRATANTE (denominado en ARCA como Asesor Principal) y los Asesores Asociados, Editores y Usuarios (Personas facultadas por el CONTRATANTE para acceder a ese ARCA, denominadas en adelante “personas facultadas”) pueden guardar, consultar y gestionar documentos de una sociedad o entidad, especialmente actas, a distancia y de forma segura.
¿Para qué sirve ARCA?
Para guardar, gestionar y compartir en un único lugar, seguro y permanentemente accesible, todos los documentos de una sociedad o entidad, especialmente actas.
1.- Guardar: un ARCA está diseñada para poder guardar en ella, en espacios separados y con posibilidad de identificación completa, todos los documentos de una entidad, especialmente las actas, pudiendo gestionar esos documentos en muy diversa forma.
2.- Gestionar:
En general: todos los documentos pueden clasificarse, descargarse y enviarse a terceros.
En cuanto a las actas:
· Pueden guardarse especificando sus datos fundamentales (por ejemplo, fecha de la junta o de la reunión, carácter de la misma, Orden del Día o asuntos tratados, etc.). De este modo a través de los buscadores que tiene la plataforma informática es muy fácil localizar el acta que se necesite.
· Cada acta, en la ficha que se le abre, puede vincular todos los documentos relacionados con ella, como son los Anexos, los Certificados que se expiden de los acuerdos adoptados y los Documentos Derivados del acta (por ejemplo, escrituras públicas, contratos etc.)
· Seleccionando una o varias actas se pueden formar Libros de Actas en formato PDF, incluyendo o no los anexos, y guardarlos separadamente para, entre otras cosas, su legalización telemática en el Registro Mercantil.
· Existen dentro del ARCA espacios separados para las actas de los diferentes órganos sociales que pueden existir, diseñados de acuerdo con las características de cada uno de ellos (Juntas de Socios, reuniones de Consejo de Administración, decisiones de Administradores no colegiados, etc.)
En cuanto a otros documentos sociales:
· Dentro de un ARCA se han habilitado compartimentos separados para los diferentes documentos que una entidad tiene y que necesitan ser consultados periódicamente.
· Por ejemplo, existen compartimentos para, entre otros:
o Libro de socios
o Cuentas Anuales.
o Libros de contabilidad.
o Estatutos sociales.
· Cada documento se identifica en cuanto a sus datos esenciales para facilitar su búsqueda, y permite adjuntar anexos, como por ejemplo las legalizaciones de determinados documentos en el Registro Mercantil.
3.- Compartir:
· Todos los documentos existentes en un ARCA son accesibles desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento a través de Internet.
· Se pueden descargar y enviar a terceros. El documento puede enviarse como un fichero adjunto a un email (no recomendado) o como un enlace de descarga con aceptación certificada y sellada de tiempo por una entidad cualificada eIDAS.
· También es posible dar permisos limitados a determinadas personas (Usuarios) para acceder a las actas de determinados órganos de modo permanente o limitado en el tiempo.
¿Qué personas pueden intervenir en un ARCA?:
La persona que tiene el control de un ARCA es quien, en nombre propio o de una persona jurídica, la contrata. Esa persona física (CONTRATANTE/ Asesor Principal), cuyo e-mail consigna en el momento de la contratación, tiene toda la capacidad de actuación en relación con el ARCA y sus documentos.
Así, el CONTRATANTE, puede:
· Guardar, consultar, gestionar y también eliminar definitivamente (es la única persona que puede hacerlo) los documentos que se almacenen en el ARCA.
· Designar y revocar a las llamadas Personas Facultadas. Estas personas pueden actuar en el ARCA según su perfil, pero no pueden eliminar documentos, salvo que se les otorgue expresamente esa capacidad.
· Cancelar el ARCA en cualquier momento.
En cambio, las posibilidades de las llamadas Personas Facultadas, están limitadas de la siguiente forma:
· Los Asesores Asociados pueden hacer todo salvo eliminar documentos que se hayan subido al ARCA ni cancelar esta.
· Los Editores pueden subir documentos al ARCA pero sólo pueden ver los documentos que ellos hayan subido.
· Los Usuarios sólo pueden acceder a las actas de todos o algunos de los órganos sociales de modo permanente o limitado en el tiempo de acuerdo con los privilegios que tengan asignados. En su acceso pueden descargar y enviar a terceros documentos.
¿Quién es la Entidad que da nombre al ARCA?
Cada ARCA se identifica con un nombre o denominación social y un CIF.
Esos dos datos vinculan los documentos que se almacenan y gestionan en el ARCA. Saas Legal no conoce ni comprueba la veracidad de esos datos, que desde el punto de vista de gestión de un ARCA no tienen por qué ser correctos, ya que su misión es puramente informática.
Por ello pueden existir ARCAS que compartan el nombre, pero tengan consignado un CIF diferente y viceversa.
Los documentos que se almacenan en el ARCA son de la exclusiva responsabilidad del contratante o de las Personas Facultadas que él ha designado para poder acceder al ARCA. Saas Legal no tiene acceso a esos documentos de los cuales son responsables las personas que los almacenan o gestionan.
¿Es segura un ARCA?
La plataforma informática que gestiona las ARCAS dentro del dominio https://www.misactasonline.es está alojada en un servidor seguro ubicado en España, propiedad de Telefónica Soluciones y certificado Tier nivel 4 Gold por el Uptime Institute. En todo el mundo solamente cinco empresas prestadoras de servicios de alojamiento han obtenido este certificado de alta disponibilidad y protección.
La plataforma informática Mis Actas Online cumple con toda la normativa de protección de datos. Además, periódicamente es sometida por parte de SAAS LEGAL a auditorías, verificaciones y monitorizaciones de seguridad informática.
Las únicas personas que pueden acceder al interior de un ARCA son el Asesor Principal y las Personas Facultadas. Cuando estas personas suben o bajan contenidos del ARCA, éstos viajan encriptados para garantizar que no puedan ser descifrados en caso de que algún usuario malintencionado lograra interceptar las comunicaciones.
La plataforma cuenta con un sistema de registro de evidencias que anota, entre otras cosas, todas las salidas de documentos vía email o enlace de descarga. Este registro de salida es visible por el Asesor en la ficha de cada documento.
¿Qué garantías de confianza me ofrece SAAS LEGAL?
La Sociedad Morell Consultores de Negocio, SL y su departamento de Soluciones Legales Corporativas, cuya marca registrada es SAAS LEGAL, es una compañía española independiente, fundada en 2003 por profesionales independientes para editar software propio y original relacionado con los departamentos legales y de cumplimiento normativo de las corporaciones. Sus plataformas en la nube MINOTARIAONLINE, ARGON y ARCA, gestionan en la actualidad y de forma legal y segura, miles de documentos notariales, corporativos y societarios de cientos de pequeñas y medianas empresas que, gracias a estas plataformas de bajo coste, disponen de soluciones que hasta ahora solamente eran accesibles a sociedades cotizadas. La base del negocio de SAAS LEGAL es la confianza de sus clientes y la independencia respecto a cualquier corporación u organismo.
¿Merece la pena tener un ARCA?
ARCA es la única solución informática que permite a los gestores de sociedades y entidades tener permanentemente accesibles, en formato digital y en lugar seguro todos los documentos societarios, perfectamente clasificados, gestionables y compartibles con otras personas, posibilitando significativos ahorros de tiempo y costes en la gestión de los mismos.
También es la única solución informática que permite identificar y reservar espacio para los documentos que todavía NO se tienen, pero se sabe que deberían existir.
¿Es caro disponer de un ARCA?
Como todos los productos de software editados por SAAS LEGAL, el coste es proporcional a su uso y las plataformas están disponibles siempre en su última versión, sin necesidad de inversiones previas, ni costes de mantenimiento ni infraestructuras informáticas, basta con cualquier ordenador (Apple o Microsoft) que disponga de acceso a Internet. El servicio de soporte telefónico en el 915 994 287 y en el 616 955 053 está incluido.
El precio de un ARCA con 5GB de capacidad para una Sociedad es de 120€ + IVA/año.
Servicios opcionales prestados por nuestro equipo de documentalistas:
Carga inicial de datos: 500€+IVA
Carga anual de datos: 300€ + IVA
Control anual de cumplimiento de buenas prácticas: 200€ + IVA
5 GB adicionales (1.000 documentos aprox).- 60€ + IVA/año.
Consulte nuestras condiciones especiales para distribuidores en info (@) saaslegal.es
ARCA site_used 05/04/2022